分会管理制度

第一章  总则
一、 为了加强办公室管理，明确协会内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

二、 本制度适用于协会所有成员并严格遵守各项规定。
三、 切合协会实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证协会的办公事务有效开展。
四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章  职责范围
一、 办公室人员直接受协会秘书长的直接领导，在协会秘书长的领导下开展办公室的各项工作。
二、 办公室人员负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、 负责协会文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、 协调各办公室人员之间的行政工作关系，为员工之间工作的协调开展提供帮助。
五、 负责协会对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和协会的各项文化宣传等工作。
六、 收集协会各成员和部门的反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、 协助其他办公室人员的工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、接听电话、收发传真等。
第三章  工作规范
一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章  办公室事务管理
一、 文书管理制度
    文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指协会内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
（一）文件管理制度
第一条  管理要点
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、协会各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、 制度类文件按照协会文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明协会全称及文件性质；（尚无固定格式）正文部分写明题目、时间、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条  制度规范
1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 协会上报下发正式文件的权利主要集中在协会秘书长，各办公室工作人员一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 协会对内公开文件由协会秘书长负责起草和审核，审核无误后办公室打印，打印后送回协会秘书长校对，校对无误方可正式打印，由协会会长盖章、签发。

4、 凡寄至协会的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、 机密文件由协会秘书长保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需协会秘书长审批，分会会长批准后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、 按时间、内容、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报协会秘书长签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条     文件管理流程设计
1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
（二） 文书管理制度
第一条      管理要点
1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证协会内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关协会的重大事项文书资料。
3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条      制度规范
1、 根据协会实际需要及上级协会安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、 按照文书管理范围，协会对内发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由办公室人员负责分类存档备查。
3、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
4、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须协会秘书长审批同意，方可销毁。
5、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向协会秘书长汇报。
6、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
（三）档案管理制度
第一条      管理要点
1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、 档案管理范围：协会各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条      制度规范
1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、 如需借阅相关档案，须由协会秘书长签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是会员个人信息、协会图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
二、办公用品管理制度
第一条      管理要点
1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条      制度规范
1、 协会办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室人员全权负责。
2、 办公用品购置应遵循以下程序：根据实际需求上报协会秘书长，审批通过后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经协会秘书长批准。
3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、 各办公室人员申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
三、图书管理制度
第一条      管理要点
1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
3、 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录以备员工查阅。
第二条      制度规范
1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
2、 按照协会的实际需求申购图书。
3、 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、 办公室人员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报协会秘书长，按指示行事。
四、 会议管理制度
第一条      管理要点
1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、 根据协会实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。
5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
第二条      制度规范
1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、 办公室人员负责会议的召开并负责现场秩序的维护，同时做好相应的会议记录。
3、 办公室人员负责按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为协会的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
五、 清洁卫生管理制度
第一条      管理要点
1、 为了营造一个良好的工作环境，树立协会形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
第二条      制度规范
1、 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
3、 办公室管理员按实际情况制作填写《值日表》，并认真履行。
六、 日常事务管理
（一）接待管理
第一条、来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护协会的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条、以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条、接待人员问清来者意图，做好登记，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

（二）后勤管理
第一条、为了认真贯彻协会的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条、后勤管理分为日常清洁卫生管理和办公室日常管理工作。
第三条、办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护。
（四）文化宣传管理
第一条、负责协会内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责协会外部的宣传维护工作。
第二条、 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条、关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条、收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
（五） 其他事务
第一条、名片制作、收发传真等其他事务。
第二条、负责协会文书的打印复印工作。
第三条、负责树木花卉的养护工作。
第四条、协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。